Jak zebrać zdjęcia od uczestników konferencji i eventu firmowego

Po co zbierać zdjęcia od uczestników

Fotograf na evencie robi zdjęcia sceny, prelegentów i sponsorów. Nie może jednak być w kilku miejscach naraz. Zwykle nie zdąży sfotografować wszystkich rozmów w kuluarach, warsztatów w mniejszych salach, stoisk partnerów i wieczornej integracji. Te chwile mają za to w telefonach sami uczestnicy.

Zdjęcia i krótkie filmy od uczestników przydają się działowi marketingu do postów i relacji po evencie, do podsumowania dla zarządu albo partnerów i do zapowiedzi kolejnej edycji. Pokazują event oczami ludzi, którzy w nim brali udział, a nie tylko od strony sceny.

Popularne sposoby i ich ograniczenia

• Hashtag w mediach społecznościowych. Zbiera tylko to, co uczestnicy opublikują publicznie, a o zdjęcia w dobrej jakości trzeba potem prosić autorów.
• Folder na dysku firmowym. Działa dobrze wewnątrz firmy, ale goście z zewnątrz, zależnie od ustawień, mogą potrzebować konta albo dodatkowych uprawnień.
• Kanał na komunikatorze firmowym. Wygodny dla pracowników, niedostępny dla partnerów, klientów i prelegentów spoza firmy. Zdjęcia mieszają się z rozmowami.
• Galeria z kodem QR. Uczestnik skanuje kod aparatem w telefonie i dodaje zdjęcia w przeglądarce. Nie potrzebuje konta ani aplikacji, a wszystko trafia do jednego miejsca.

Jak zebrać zdjęcia od uczestników konferencji: plan krok po kroku

Przed eventem

1. Załóżcie galerię i wybierzcie szablon wyglądu, np. „Biel i grafit” na konferencję albo „Neon nocny” na wieczorną galę. Zmieńcie tytuł, zdjęcie i kolory na firmowe.
2. Dodajcie podfoldery dla części dnia, np. „Konferencja”, „Warsztaty”, „Integracja”, „Gala”. Marketing szybciej znajdzie potem to, czego szuka.
3. Włączcie moderację, jeśli zdjęcia mają przejść przez Wasze ręce, zanim zobaczą je inni. Nowe pliki pojawią się w galerii dopiero po akceptacji.
4. Na event wewnętrzny ustawcie hasło do galerii i podajcie je uczestnikom razem z kodem.
5. Umieśćcie kod QR na identyfikatorach, w agendzie, na stołach i na slajdzie wyświetlanym w przerwach. Kolor kodu możecie dobrać do identyfikacji wizualnej, a na stoły wydrukujcie gotowe kartki z kodem.

W trakcie eventu

Sam kod nie wystarczy: ktoś musi o nim powiedzieć. Poproście prowadzącego, żeby na otwarciu i po przerwie obiadowej przypomniał o galerii jednym zdaniem. Slajd z kodem między prelekcjami działa przez cały dzień.

Na integrację dobrze sprawdza się bingo fotograficzne. To plansza 3 × 3 z 9 zadaniami, które ustalacie sami, np. „Selfie z kimś z innego działu”, „Zdjęcie z prelegentem”, „Wasz zespół w strefie warsztatów”. Uczestnik robi zdjęcie do zadania i odhacza pole, a na koniec możecie wylosować zwycięzcę i wręczyć nagrodę ze sceny.

Po evencie

1. Następnego dnia wyślijcie uczestnikom e-mail z podziękowaniem i linkiem do galerii. Część osób dodaje zdjęcia dopiero po powrocie do domu.
2. Przejrzyjcie nowe pliki, jeśli włączyliście moderację.
3. Pobierzcie całość jako ZIP i przekażcie marketingowi. Przygotowanie paczki może potrwać kilka minut, a gdy będzie gotowa, dostaniecie powiadomienie. Zdjęcia są w pełnej rozdzielczości, bez kompresji z komunikatorów.

Zgody na wizerunek i publikacja zdjęć

Galeria zbiera zdjęcia, ale o tym, które z nich i gdzie opublikujecie, decydujecie Wy. Zgody na wykorzystanie wizerunku organizator zbiera po swojej stronie, np. w formularzu rejestracji na event. Dobrze też napisać w agendzie albo na kartce przy kodzie, że zdjęcia z galerii mogą trafić do materiałów firmy.

Ile kosztuje galeria na event firmowy

Galerię tworzycie i testujecie za darmo. Płacicie raz, przy publikacji, bez abonamentu. Pakiety różnią się miejscem na zdjęcia i filmy oraz czasem, przez który uczestnicy mogą dodawać i oglądać zdjęcia. Jeśli spodziewacie się dużo filmów albo kilkuset uczestników, wybierzcie pakiet z większym miejscem.

Jest też Mini (2 GB, 14 dni, 99 zł) na małe spotkanie zespołu. Z Mini, Party i Event możecie przejść na wyższy pakiet, a Standard i Plus przedłużyć o rok. Szczegóły są w cenniku, a wszystkie funkcje na stronie galerii QR.

Najczęstsze pytania