So sammelt ihr Fotos der Teilnehmer von Konferenz und Firmenevent

Warum Fotos der Teilnehmer sammeln

Der Fotograf auf dem Event fotografiert Bühne, Speaker und Sponsoren. Er kann aber nicht an mehreren Orten gleichzeitig sein. Meist schafft er es nicht, alle Gespräche am Rande, Workshops in kleineren Räumen, Partnerstände und die Abendveranstaltung festzuhalten. Diese Momente haben dafür die Teilnehmer auf ihren Handys.

Fotos und kurze Videos der Teilnehmer helfen dem Marketing bei Posts und Storys nach dem Event, bei der Zusammenfassung für Geschäftsführung oder Partner und bei der Ankündigung der nächsten Ausgabe. Sie zeigen das Event aus der Sicht der Menschen, die dabei waren, nicht nur von der Bühne aus.

Übliche Wege und ihre Grenzen

• Hashtag in den sozialen Medien. Er erfasst nur, was die Teilnehmer öffentlich posten, und um Fotos in guter Qualität muss man die Urheber danach extra bitten.
• Ordner auf dem Firmenlaufwerk. Funktioniert gut innerhalb des Unternehmens, aber externe Gäste brauchen je nach Einstellungen ein Konto oder zusätzliche Berechtigungen.
• Kanal im Firmenchat. Bequem für Mitarbeitende, aber unerreichbar für Partner, Kunden und externe Speaker. Fotos vermischen sich mit Gesprächen.
• Galerie mit QR-Code. Teilnehmer scannen den Code mit der Handykamera und laden Fotos im Browser hoch. Ohne Konto und ohne App, und alles landet an einem Ort.

Fotos der Konferenzteilnehmer sammeln: Plan Schritt für Schritt

Vor dem Event

1. Legt die Galerie an und wählt ein Design, z. B. „Weiß & Graphit“ für die Konferenz oder „Neon bei Nacht“ für die Abendgala. Ändert Titel, Foto und Farben auf eure Firmenfarben.
2. Legt Unterordner für die Programmpunkte an, z. B. „Konferenz“, „Workshops“, „Teamevent“, „Gala“. Das Marketing findet dann schneller, was es sucht.
3. Aktiviert die Moderation, wenn Fotos durch eure Hände gehen sollen, bevor andere sie sehen. Neue Dateien erscheinen erst nach der Freigabe in der Galerie.
4. Für ein internes Event legt ein Passwort für die Galerie fest und gebt es den Teilnehmern zusammen mit dem Code.
5. Platziert den QR-Code auf Namensschildern, in der Agenda, auf den Tischen und auf einer Folie, die in den Pausen läuft. Die Farbe des Codes könnt ihr ans Corporate Design anpassen, und für die Tische druckt ihr fertige Karten mit Code.

Während des Events

Der Code allein reicht nicht: Jemand muss ihn erwähnen. Bittet die Moderation, bei der Eröffnung und nach der Mittagspause in einem Satz an die Galerie zu erinnern. Eine Folie mit dem Code zwischen den Vorträgen wirkt den ganzen Tag.

Beim Teamevent kommt Foto-Bingo gut an. Das ist ein 3 × 3-Spielfeld mit 9 Aufgaben, die ihr selbst festlegt, z. B. „Selfie mit jemandem aus einer anderen Abteilung“, „Foto mit einem Speaker“, „Euer Team im Workshop-Bereich“. Teilnehmer machen ein Foto zur Aufgabe und haken das Feld ab, und am Ende könnt ihr einen Gewinner auslosen und den Preis auf der Bühne überreichen.

Nach dem Event

1. Schickt den Teilnehmern am nächsten Tag eine E-Mail mit Dank und dem Link zur Galerie. Manche laden ihre Fotos erst hoch, wenn sie wieder zu Hause sind.
2. Seht die neuen Dateien durch, wenn ihr die Moderation aktiviert habt.
3. Ladet alles als ZIP herunter und gebt es ans Marketing. Das Paket vorzubereiten kann ein paar Minuten dauern, und sobald es fertig ist, bekommt ihr eine Benachrichtigung. Die Fotos sind in voller Auflösung, ohne die Komprimierung der Messenger.

Einwilligungen zum Recht am Bild und Veröffentlichung

Die Galerie sammelt die Fotos, aber welche ihr wo veröffentlicht, entscheidet ihr. Die Einwilligungen zur Nutzung von Personenbildern holt der Veranstalter selbst ein, z. B. im Anmeldeformular zum Event. Schreibt am besten auch in die Agenda oder auf die Karte neben dem Code, dass Fotos aus der Galerie in Firmenmaterialien verwendet werden können.

Was eine Galerie für ein Firmenevent kostet

Erstellen und Testen der Galerie ist kostenlos. Ihr zahlt einmal, bei der Veröffentlichung, ohne Abo. Die Pakete unterscheiden sich im Speicherplatz für Fotos und Videos und darin, wie lange Teilnehmer Fotos hochladen und ansehen können. Wenn ihr viele Videos oder mehrere Hundert Teilnehmer erwartet, wählt ein Paket mit mehr Speicher.

Es gibt auch Mini (2 GB, 14 Tage, 99 zł) für ein kleines Teamtreffen. Von Mini, Party und Event könnt ihr auf ein größeres Paket wechseln, Standard und Plus um ein Jahr verlängern. Details stehen in der Preisübersicht, alle Funktionen auf der Seite zur QR-Galerie.

Häufige Fragen