Cómo reunir las fotos de los asistentes a un congreso o evento de empresa

Para qué reunir las fotos de los asistentes

El fotógrafo del evento fotografía el escenario, a los ponentes y a los patrocinadores. Pero no puede estar en varios sitios a la vez. Normalmente no llega a fotografiar todas las conversaciones de pasillo, los talleres en salas más pequeñas, los stands de los partners y el team building de la noche. Esos momentos, en cambio, los tienen en el móvil los propios asistentes.

Las fotos y los vídeos cortos de los asistentes le sirven al departamento de marketing para posts y stories después del evento, para el resumen para la dirección o los partners y para anunciar la próxima edición. Muestran el evento desde la perspectiva de quienes participaron, no solo desde el escenario.

Métodos habituales y sus limitaciones

• Un hashtag en redes sociales. Solo recoge lo que los asistentes publican en abierto, y para conseguir las fotos en buena calidad luego hay que pedírselas a sus autores.
• Una carpeta en el disco de la empresa. Funciona bien dentro de la empresa, pero los invitados externos, según la configuración, pueden necesitar una cuenta o permisos adicionales.
• Un canal en la mensajería de la empresa. Cómodo para los empleados, inaccesible para partners, clientes y ponentes externos. Las fotos se mezclan con las conversaciones.
• Una galería con código QR. El asistente escanea el código con la cámara del móvil y sube las fotos en el navegador. No necesita cuenta ni app, y todo llega a un solo lugar.

Cómo reunir las fotos de los asistentes a un congreso: plan paso a paso

Antes del evento

1. Cread la galería y elegid una plantilla de diseño, por ejemplo «Blanco y grafito» para un congreso o «Neón nocturno» para una gala de noche. Cambiad el título, la foto y los colores por los de la empresa.
2. Añadid subcarpetas para cada parte del día, por ejemplo «Congreso», «Talleres», «Team building», «Gala». Así marketing encontrará antes lo que busca.
3. Activad la moderación si las fotos tienen que pasar por vuestras manos antes de que las vean los demás. Los archivos nuevos solo aparecerán en la galería tras aprobarlos.
4. Para un evento interno, poned contraseña a la galería y dádsela a los asistentes junto con el código.
5. Poned el código QR en las acreditaciones, en la agenda, en las mesas y en una diapositiva que se proyecte en las pausas. El color del código podéis adaptarlo a la identidad visual, y para las mesas imprimid las tarjetas con código ya preparadas.

Durante el evento

El código solo no basta: alguien tiene que mencionarlo. Pedid al presentador que recuerde la galería con una frase en la apertura y después de la pausa de la comida. Una diapositiva con el código entre ponencias funciona durante todo el día.

Para un team building funciona muy bien el bingo fotográfico. Es un tablero de 3 × 3 con 9 retos que decidís vosotros, por ejemplo «Selfi con alguien de otro departamento», «Foto con un ponente» o «Vuestro equipo en la zona de talleres». El asistente hace la foto del reto y marca la casilla, y al final podéis sortear un ganador y entregarle un premio en el escenario.

Después del evento

1. Al día siguiente, enviad a los asistentes un correo de agradecimiento con el enlace de la galería. Algunas personas suben fotos cuando ya han vuelto a casa.
2. Revisad los archivos nuevos, si habéis activado la moderación.
3. Descargadlo todo como ZIP y pasádselo a marketing. Preparar el paquete puede llevar unos minutos y, cuando esté listo, recibiréis un aviso. Las fotos están en resolución completa, sin la compresión de las apps de mensajería.

Consentimiento de imagen y publicación de fotos

La galería reúne las fotos, pero sois vosotros quienes decidís cuáles se publican y dónde. El consentimiento para usar la imagen de las personas lo recoge el organizador por su cuenta, por ejemplo en el formulario de inscripción al evento. También conviene indicar en la agenda o en la tarjeta junto al código que las fotos de la galería pueden usarse en materiales de la empresa.

Cuánto cuesta una galería para un evento de empresa

La galería la creáis y la probáis gratis. Pagáis una vez, al publicar, sin suscripción. Los paquetes se diferencian en el espacio para fotos y vídeos y en el tiempo durante el que los asistentes pueden subir y ver fotos. Si esperáis muchos vídeos o varios cientos de asistentes, elegid un paquete con más espacio.

También está Mini (2 GB, 14 días, 99 zł) para una reunión pequeña de equipo. Desde Mini, Party y Event podéis pasar a un paquete superior, y Standard y Plus se pueden ampliar un año. Los detalles están en la página de precios, y todas las funciones, en la página de la galería QR.

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