Come raccogliere le foto dei partecipanti a una conferenza o a un evento aziendale

Perché raccogliere le foto dei partecipanti

All'evento il fotografo riprende il palco, i relatori e gli sponsor. Ma non può essere in più posti contemporaneamente. Di solito non fa in tempo a fotografare tutte le conversazioni nei corridoi, i workshop nelle sale più piccole, gli stand dei partner e la serata di team building. Questi momenti però li hanno nel telefono i partecipanti stessi.

Le foto e i brevi video dei partecipanti sono utili al marketing per post e storie dopo l'evento, per il resoconto al management o ai partner e per lanciare l'edizione successiva. Mostrano l'evento con gli occhi di chi c'era, e non solo dal lato del palco.

I metodi più diffusi e i loro limiti

• Hashtag sui social. Raccoglie solo ciò che i partecipanti pubblicano pubblicamente, e per avere le foto in buona qualità bisogna poi chiederle agli autori.
• Una cartella sul drive aziendale. Funziona bene all'interno dell'azienda, ma gli ospiti esterni, a seconda delle impostazioni, possono aver bisogno di un account o di permessi aggiuntivi.
• Un canale sulla chat aziendale. Comodo per i dipendenti, inaccessibile a partner, clienti e relatori esterni. Le foto si mescolano alle conversazioni.
• Una galleria con QR code. Il partecipante inquadra il codice con la fotocamera del telefono e carica le foto nel browser. Non serve un account né un'app, e tutto finisce in un unico posto.

Come raccogliere le foto dei partecipanti a una conferenza: il piano passo passo

Prima dell'evento

1. Create la galleria e scegliete un modello grafico, per esempio «Bianco e grafite» per una conferenza o «Neon notturno» per un gala serale. Cambiate titolo, foto e colori con quelli aziendali.
2. Aggiungete sottocartelle per le parti della giornata, per esempio «Conferenza», «Workshop», «Team building», «Gala». Il marketing troverà poi più in fretta quello che cerca.
3. Attivate la moderazione se le foto devono passare da voi prima che le vedano gli altri. I nuovi file compariranno nella galleria solo dopo l'approvazione.
4. Per un evento interno impostate una password per la galleria e comunicatela ai partecipanti insieme al codice.
5. Mettete il QR code sui badge, nell'agenda, sui tavoli e su una slide proiettata durante le pause. Il colore del codice potete abbinarlo all'immagine coordinata, e per i tavoli stampate i cartoncini pronti con il codice.

Durante l'evento

Il codice da solo non basta: qualcuno deve parlarne. Chiedete al presentatore di ricordare la galleria con una frase all'apertura e dopo la pausa pranzo. Una slide con il codice tra un intervento e l'altro funziona per tutta la giornata.

Per il team building funziona bene il bingo fotografico. È una griglia 3 × 3 con 9 sfide che decidete voi, per esempio «Selfie con qualcuno di un altro reparto», «Una foto con un relatore», «Il vostro team nell'area workshop». Il partecipante scatta la foto per la sfida e spunta la casella, e alla fine potete estrarre il vincitore e consegnare il premio sul palco.

Dopo l'evento

1. Il giorno dopo mandate ai partecipanti un'e-mail di ringraziamento con il link della galleria. Alcuni caricano le foto solo una volta tornati a casa.
2. Controllate i nuovi file, se avete attivato la moderazione.
3. Scaricate tutto in ZIP e consegnatelo al marketing. La preparazione del pacchetto può richiedere qualche minuto, e quando è pronto riceverete una notifica. Le foto sono in piena risoluzione, senza la compressione delle chat.

Consenso all'uso dell'immagine e pubblicazione delle foto

La galleria raccoglie le foto, ma quali pubblicare e dove lo decidete voi. Il consenso all'uso dell'immagine lo raccoglie l'organizzatore per conto suo, per esempio nel modulo di registrazione all'evento. È bene anche scrivere nell'agenda o sul cartoncino accanto al codice che le foto della galleria possono finire nei materiali dell'azienda.

Quanto costa una galleria per un evento aziendale

La galleria la create e la provate gratis. Pagate una volta sola, alla pubblicazione, senza abbonamento. I pacchetti cambiano per lo spazio per foto e video e per il tempo in cui i partecipanti possono caricare e guardare le foto. Se prevedete molti video o alcune centinaia di partecipanti, scegliete un pacchetto con più spazio.

C'è anche Mini (2 GB, 14 giorni, 99 zł) per un piccolo incontro del team. Da Mini, Party ed Event potete passare a un pacchetto superiore, e Standard e Plus si possono prolungare di un anno. I dettagli sono nella pagina dei prezzi, e tutte le funzioni nella pagina della galleria QR.

Domande frequenti