कॉन्फ़्रेंस और कॉरपोरेट इवेंट के प्रतिभागियों से तस्वीरें कैसे जमा करें

प्रतिभागियों से तस्वीरें क्यों जमा करें

इवेंट में फ़ोटोग्राफ़र स्टेज, स्पीकर्स और स्पॉन्सर्स की तस्वीरें लेता है। लेकिन वह एक साथ कई जगह नहीं हो सकता। आम तौर पर वह गलियारों की सारी बातचीत, छोटे हॉल की वर्कशॉप, पार्टनर्स के स्टॉल और शाम की टीम पार्टी की तस्वीरें नहीं ले पाता। ये पल प्रतिभागियों के अपने फ़ोन में होते हैं।

प्रतिभागियों की तस्वीरें और छोटे वीडियो मार्केटिंग टीम के काम आते हैं: इवेंट के बाद पोस्ट और स्टोरीज़ के लिए, मैनेजमेंट या पार्टनर्स के लिए सारांश में और अगले एडिशन के प्रचार के लिए। ये इवेंट को सिर्फ़ स्टेज से नहीं, बल्कि उसमें शामिल लोगों की नज़र से दिखाते हैं।

लोकप्रिय तरीक़े और उनकी सीमाएँ

• सोशल मीडिया पर हैशटैग। यह सिर्फ़ वही जुटाता है जो प्रतिभागी सार्वजनिक रूप से पोस्ट करें, और अच्छी क्वालिटी की तस्वीरों के लिए बाद में लेखकों से माँगना पड़ता है।
• कंपनी ड्राइव पर फ़ोल्डर। कंपनी के अंदर अच्छा चलता है, लेकिन बाहर के मेहमानों को, सेटिंग के हिसाब से, अकाउंट या अतिरिक्त अनुमतियों की ज़रूरत पड़ सकती है।
• कंपनी मैसेंजर पर चैनल। कर्मचारियों के लिए सुविधाजनक, लेकिन कंपनी से बाहर के पार्टनरों, ग्राहकों और वक्ताओं के लिए उपलब्ध नहीं। तस्वीरें बातचीत में मिल जाती हैं।
• QR कोड वाली गैलरी। प्रतिभागी फ़ोन के कैमरे से कोड स्कैन करके ब्राउज़र में तस्वीरें जोड़ता है। उसे न अकाउंट चाहिए, न ऐप, और सब कुछ एक ही जगह पहुँचता है।

कॉन्फ़्रेंस प्रतिभागियों से तस्वीरें कैसे जमा करें: स्टेप-बाय-स्टेप प्लान

इवेंट से पहले

1. गैलरी बनाएँ और डिज़ाइन टेम्पलेट चुनें, जैसे कॉन्फ़्रेंस के लिए “सफ़ेद और ग्रेफ़ाइट” या शाम के गाला के लिए “नाइट नियॉन”। टाइटल, फ़ोटो और रंग कंपनी के हिसाब से बदलें।
2. दिन के हिस्सों के लिए सब-फ़ोल्डर जोड़ें, जैसे “कॉन्फ़्रेंस”, “वर्कशॉप”, “टीम पार्टी”, “गाला”। बाद में मार्केटिंग को जो चाहिए वह जल्दी मिल जाएगा।
3. अगर तस्वीरें दूसरों के देखने से पहले आपके हाथ से गुज़रनी चाहिए, तो मॉडरेशन चालू करें। नई फ़ाइलें अप्रूवल के बाद ही गैलरी में दिखेंगी।
4. इंटरनल इवेंट के लिए गैलरी पर पासवर्ड लगाएँ और कोड के साथ प्रतिभागियों को दें।
5. QR कोड बैज पर, एजेंडा में, टेबलों पर और ब्रेक में दिखने वाली स्लाइड पर लगाएँ। कोड का रंग ब्रांड पहचान से मिला सकते हैं, और टेबलों के लिए कोड वाले तैयार कार्ड प्रिंट करें।

इवेंट के दौरान

सिर्फ़ कोड काफ़ी नहीं: किसी को उसके बारे में बताना होगा। होस्ट से कहें कि उद्घाटन पर और लंच ब्रेक के बाद एक वाक्य में गैलरी की याद दिला दें। प्रेज़ेंटेशन के बीच कोड वाली स्लाइड पूरे दिन काम करती है।

टीम आउटिंग में फ़ोटो बिंगो अच्छा चलता है। यह 3 × 3 का बोर्ड है जिसमें 9 चैलेंज आप ख़ुद तय करते हैं, जैसे “दूसरे विभाग के किसी व्यक्ति के साथ सेल्फ़ी”, “स्पीकर के साथ फ़ोटो”, “वर्कशॉप ज़ोन में आपकी टीम”। प्रतिभागी चैलेंज की फ़ोटो खींचता है और खाना टिक करता है, और आख़िर में आप लकी ड्रॉ से विजेता चुनकर स्टेज से इनाम दे सकते हैं।

इवेंट के बाद

1. अगले दिन प्रतिभागियों को धन्यवाद और गैलरी के लिंक के साथ ईमेल भेजें। कुछ लोग घर लौटने के बाद ही तस्वीरें जोड़ते हैं।
2. अगर मॉडरेशन चालू किया है, तो नई फ़ाइलें देख लें।
3. सब कुछ ZIP में डाउनलोड करके मार्केटिंग को दें। पैकेट तैयार होने में कुछ मिनट लग सकते हैं, और तैयार होने पर आपको सूचना मिल जाएगी। तस्वीरें फ़ुल रेज़ोल्यूशन में हैं, मैसेंजर ऐप्स जैसे कम्प्रेशन के बिना।

तस्वीर के इस्तेमाल की सहमति और फ़ोटो पब्लिश करना

गैलरी तस्वीरें जमा करती है, लेकिन कौन-सी और कहाँ पब्लिश होंगी, यह आप तय करते हैं। तस्वीर के इस्तेमाल की सहमति आयोजक अपनी ओर से लेता है, जैसे इवेंट के रजिस्ट्रेशन फ़ॉर्म में। एजेंडा में या कोड के पास कार्ड पर यह लिखना भी अच्छा है कि गैलरी की तस्वीरें कंपनी की सामग्री में इस्तेमाल हो सकती हैं।

कॉरपोरेट इवेंट गैलरी की कीमत

गैलरी बनाना और टेस्ट करना मुफ़्त है। भुगतान एक बार, पब्लिश करते समय, कोई सब्सक्रिप्शन नहीं। पैकेज फ़ोटो-वीडियो की जगह में और उस समय में अलग हैं जब तक प्रतिभागी तस्वीरें जोड़ और देख सकते हैं। अगर बहुत सारे वीडियो या कुछ सौ प्रतिभागियों की उम्मीद है, तो ज़्यादा जगह वाला पैकेज चुनें।

छोटी टीम मीटिंग के लिए Mini भी है (2 GB, 14 दिन, 99 zł)। Mini, Party और Event से आप बड़े पैकेज में जा सकते हैं, और Standard व Plus को एक साल बढ़ा सकते हैं। पूरी जानकारी कीमतों वाले पेज पर है, और सारे फ़ीचर QR गैलरी वाले पेज पर।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल